Übersicht der wichtigsten Funktionalitäten eines virtuellen Datenraums

Virtuelle Datenräume zeichnen sich durch eine Vielzahl unterschiedlicher Funktionen aus. Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Leistungsmerkmale eines Online-Datenraums auf:

Benutzerfreundliches Dateimanagement

• Drag & Drop für einen einfachen Upload von Ordnern und Dateien

• Automatische Indexierung von Dateien

• Struktur für Ordner und Projekte frei definierbar

• Automatische Versionierung von Dateien

Kommunikation und Collaboration

• Kommunikation zum Beispiel über Annotationen und Questions & Answers (Q&A) auf Dokumentenebene

• Videokonferenzen aus dem Datenraum heraus, möglichst ohne zusätzliche Software-Installation

• Automatische Benachrichtigungen, wenn im Datenraum etwas geändert wurde

Nachverfolgen von Aktivitäten

• Protokoll aller Nutzer-Aktionen, z. B. welche User welche Dokumente angesehen haben, mit Datum- und Zeitangabe

• Angaben darüber, wie lange sich ein Anwender mit einem Dokument beschäftigt hat

• Diverse Statistiken zur Datenraumnutzung

Schutz von Inhalten

• Vergabe detaillierter Zugriffsberechtigungen

• Schützen sensibler Informationen durch Schwärzen

• Verwenden von Wasserzeichen

• Drucken und Download unterbinden

Sicherheit

• Mehrstufige Authentifizierung

• Verschlüsselte Datenübertragung und Datenspeicherung

• Regelmäßige Backups und Sicherheitsprüfungen durch den Anbieter