Dokumente sicher online teilen in einem virtuellen Datenraum

Virtual Data Rooms (VDRs) unterstützen bei M&A und Finanzierungen

Ein virtueller Datenraum ist eine internetbasierte, passwortgesicherte Plattform. Er wird unter anderem auch als elektronischer Datenraum, digitaler Datenraum oder Online-Datenraum bezeichnet. Über den VDR können unterschiedliche, an einem Prozess beteiligte Parteien, Dokumente und Informationen sicher miteinander austauschen. Virtuelle Datenräume haben sich daher vor allem bei Fusionen und Übernahmen (Mergers & Acquisitions, M&A), der Kapitalbeschaffung sowie bei Immobilienverkäufen oder Börsengängen bewährt. Primär also überall dort, wo eine Due-Diligence-Prüfung erfolgt.

Denn in einem virtuellen Datenraum lassen sich vertrauliche Unterlagen wie Verträge, Bilanzen, Rechtsdokumente oder Details zu Produktentwicklung und Marketingstrategie strukturiert bereitstellen – zuverlässig geschützt vor unbefugtem Zugriff. Als autorisierte User können Kaufinteressenten, Investoren oder Berater jederzeit und von überall darauf zugreifen. Gleichzeitig, aber dennoch unabhängig voneinander.

Welche Vorteile bietet ein VDR für die Zusammenarbeit?

Virtuelle Datenräume machen die Zusammenarbeit effizienter, da sie Informationsaustausch und Kommunikation über geografische Grenzen hinweg erlauben. Sie haben sich vor allem in geschäftlichen Transaktionen bewährt, die das Teilen Hunderter oder Tausender Dokumente erfordern, wie es bei Unternehmensverkäufen, Finanzierungen oder Börsengängen üblich ist. Dabei lässt sich genau steuern, welche Zugriffsberechtigungen ein User erhalten soll und ob er Dateien nur lesen oder auch bearbeiten, ausdrucken oder herunterladen darf.

Wie ist ein Online-Datenraum aufgebaut?

Im virtuellen Datenraum werden die Informationen in einer Ordnerstruktur organisiert, ähnlich wie in einem traditionellen Dateisystem. Neben einem logischen Verzeichnisaufbau erleichtern Tags und Suchfunktionalitäten das Navigieren und das Auffinden von Informationen. Manche Anbieter integrieren zudem Kommentarfunktionalität und Videotelefonie in ihre Datenräume.

Hilfreich für Verhandlungen oder bei Verkäufen sind Aktivitätsprotokolle, mit denen sich die Aktionen einzelner User nachvollziehen lassen. Diese Protokolle weisen zum Beispiel aus, welche Nutzer bestimmte Unterlagen bereits geprüft haben, wie lange sich ein Anwender mit einem Dokument beschäftigt hat oder welche Dokumente heruntergeladen wurden.

Sind Dokumente im virtuellen Datenraum wirklich sicher?

Ein moderner VDR wie netfiles Deal Room verfügt über modernste Sicherheitsfunktionen. Dazu zählen neben Zugriffsberechtigungen und verschlüsselter Datenübertragung und -speicherung auch wiederkehrende Sicherheitschecks durch den Anbieter oder eine redundante Datenhaltung. Zudem lassen sich besonders sensible Informationen, wie beispielsweise personenbezogene Daten, schwärzen. Und um ein unerwünschtes Vervielfältigen zu vermeiden, können das Downloaden oder Ausdrucken unterbunden und Dokumente mit Wasserzeichen versehen werden.

Darüber hinaus empfehlen Datenschutzexperten, den VDR-Anbieter auf die Einhaltung von Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu prüfen. Idealerweise wählen Unternehmen deshalb einen Anbieter, der seine Lösung in europäischen, besser noch in deutschen, hochsicheren Rechenzentren hostet.

Mehr Informationen

Für eine detaillierte Auflistung der wichtigsten Funktionen eines VDR klicken Sie bitte hier.

Es gibt eine Vielzahl von Anbietern, die Online-Datenräume als Software-as-a-Service (SaaS) anbieten. Eine Übersicht einiger deutscher und europäischer Anbieter von virtuellen Datenräumen finden Sie hier.